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Comment Cohda, institut d’études quantitatives indépendant, remplace un système d’information inefficace par la gestion automatisée des contacts et de la facturation grâce aux solutions intégrées anaba et Sellsy.
Propos recueillis auprès de Séverine Goasguen, dirigeante et fondatrice de l’institut Cohda.
En activité depuis 2011, l’institut Cohda réalise près de 2 millions d’euros de chiffre d’affaires chaque année et regroupe 36 collaborateurs. Il se différencie par des prestations sur mesure et des interventions personnalisées, au plus près des attentes client. Un accompagnement de bout en bout, depuis la définition des besoins à la collecte d’information puis l’exploitation des résultats.
En 2021, l’écart se fait sentir entre cette la proposition de valeur de Cohda fortement orientée client et le système d’information de l’entreprise, obsolète, qui ne lui permet pas de gérer efficacement la relation avec ces derniers.
“Notre base de contacts était composée de plusieurs tableaux Excel, avec ce que cela implique : une gestion un peu dans tous les sens, la saisie forcément manuelle des nouveaux contacts arrivant au fil de l’eau, et les inévitables doublons” détaille Séverine Goasguen.
La mise à jour de la base est très chronophage, et donc mal suivie par les commerciaux, faute de solution adaptée.
“Au fil du temps, nous perdions les contacts, et le lien avec notre marché s’effilochait.”
En parallèle, la société utilise un logiciel de facturation obsolète et inadapté, très peu flexible.
Cohda engage donc une mise à niveau de ses outils de gestion internes et met en place deux logiciels intégrés l’un à l’autre : anaba pour la gestion de sa base de contacts et Sellsy pour les gestions commerciales et de facturation. Leur utilisation conjointe permet très rapidement à l’institut de renforcer les liens avec ses clients et prospects.
“Pour nous, cette mutation a été une révolution”, souligne Séverine Goasguen qui porte la transformation digitale de l’entreprise. Explications.
Dans un premier temps, Séverine Goasguen découvre anaba.
“J’ai été complètement conquise par cet outil qui m’est apparu comme le point de départ idéal de notre mise à niveau. Si anaba est un bon point d’entrée, c’est que la solution est directement synchronisée avec notre boîte mail professionnelle Outlook d’où elle absorbe tous les contacts, au fil de l’eau.”
La récupération des informations est entièrement automatisée : à chaque ouverture d’Outlook, l’outil filtre les emails, en extrait les nouveaux contacts et les coordonnées mises à jour sur les contacts existants (nom, prénom, mail, entreprise, poste, téléphone, etc.) et les notifient à l’utilisateur.
“La connexion avec Outlook offre une immédiateté dans la récupération et la mise à jour des contacts. Anaba permet aussi un premier niveau de vérification pour garder la main sur ce qui entre dans notre base. Cela nous assure une bonne qualification des données qui sont ensuite exploitées dans notre système d’information.”
L’outil permet ainsi de valider en un clic les nouveaux contacts sourcés automatiquement et de modifier et/ou d’enrichir chaque fiche contact avant de confirmer sa remontée dans la base.
“Grâce à anaba, notre base de contact est beaucoup plus exhaustive. Nous gagnons énormément de temps dans sa mise à jour mais aussi dans la prospection. Nous sommes assurés d'avoir un fichier actualisé sur lequel s’appuyer en toute confiance pour bien cibler nos actions, parler au bon public au bon moment, si nous voulons organiser un événement commercial par exemple.”
La découverte des gros systèmes prédominants sur le marché nous avait déçu. Leur rigidité ne nous convenait pas. Nous avons flashé sur Sellsy, solution beaucoup plus accessible et ergonomique que les gros acteurs du marché, et qui avait l’avantage d’être intégrée à anaba."
En parallèle de la base de contact, un autre chantier structure les réflexions autour de la refonte du système d’information chez Cohda : la facturation.
“Les planètes étaient alignées dans notre recherche d’outil. Quand anaba est arrivé, nous étions à la recherche d’un outil de facturation ergonomique, facile à utiliser, qui donne l’envie aux commerciaux d’y enregistrer leur bon de commande.
La découverte des gros systèmes prédominants sur le marché nous avait déçu. Leur rigidité ne nous convenait pas. Nous avons flashé sur Sellsy, solution beaucoup plus accessible et ergonomique que les gros acteurs du marché, et qui avait l’avantage d’être intégrée à anaba."
Sellsy est utilisée pour la gestion de la facturation et le suivi des ventes. “La question de la facturation est souvent associée à des points de complexités : les systèmes utilisés par les clients sont disparates, les rythmes de facturation sont variés,... l’agilité et la souplesse de Sellsy nous permettent de répondre à ces particularités. Nous pouvons facilement créer nos propres règles dans l’outil pour coller au plus près aux besoins de nos clients, à l’inverse de beaucoup de solutions dans lesquelles il faut nécessairement entrer dans les cases.”
Sellsy est également utilisé comme outil de gestion pour la prospection et les ventes : il consigne les opportunités commerciales et leur statut (signé/perdu), qu’il relie directement à la génération d’un bon de commande puis à la facturation.
“La solution sellsy nous offre un gain de temps considérable sur la facturation et une vision en temps réel de l’activité, jusqu’à la trésorerie. Les liaisons sont faites directement avec la banque. Plus besoin de demander à notre comptable où nous en sommes du côté de la trésorerie et du statut des factures.”
“Chaque outil nous offre des bénéfices qui, ensemble, s’en trouvent décuplés” résume Séverine Goasguen.
L’intégration entre anaba et Sellsy assure à Cohda que les activités gérées au sein de son système d’information (prospection, relationnel client, gestion comptable et facturation) s’effectuent sur une base de contacts constamment complète et à jour. “La connexion d’anaba à Outlook, puis la remontée des informations actualisées de nos contacts en un clic vers Sellsy, garantissent la complétude et la validité de notre base client et prospects."
Contrairement à Excel, cette passerelle automatisée depuis nos mails jusqu'à Sellsy nous permet de nous affranchir de la mise à jour de la base de contacts. Très concrètement, anaba nous suggère automatiquement les nouveaux contacts et les mises à jour d’informations à pousser vers Sellsy. Tout cela se fait au travers d’interfaces très ergonomiques, faciles à prendre en main et connectées les unes aux autres.”
La dirigeante et l'équipe commerciale de l’entreprise sont le point d’entrée des nouveaux contacts et les utilisateurs directs d’anaba et de Sellsy. Ils sont donc naturellement impliqués dans les questions de refonte du SI et le choix des nouveaux outils.
“J’ai testé anaba et Sellsy en première, se souvient Séverine Goasguen, et j’ai eu instantanément l’envie de partager cette découverte avec l’équipe commerciale. Je pars du principe que l’on n’impose pas un outil. C’est l’adhésion de tous et le sentiment partagé qu’ils allaient rendre les choses beaucoup plus simples qui m’ont fait basculer sur ces deux outils.”
L’accompagnement de proximité proposé par les deux éditeurs est un autre facteur d’adhésion : “Pour moi anaba et Sellsy sont des petites pépites. Les deux équipes ont un sens du service que l’on a du mal à retrouver avec des plus grands acteurs. Elles attachent une grande importance à la relation client, au service et à l’accompagnement. Leur dynamisme est palpable dans le support très réactif proposé par les équipes, et se traduit dans les évolutions Produit, qui prennent directement en compte nos besoins.”
La suite ?
“Nous venons de renouveler nos abonnements aux deux outils. Après une année complète d’utilisation, nous constatons les bénéfices inestimables de leur utilisation mais aussi toutes les possibilités qu’il reste à explorer pour optimiser notre performance grâce à ces solutions, qui ne cessent d’évoluer. Nous abordons les mois à venir avec beaucoup d’envie et d’optimisme,” conclut Séverine Goasguen.
