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Avec la fin d’année qui approche, c’est une question que se posent de nombreuses entreprises B2B : “va-t-il falloir envoyer une carte de vœux professionnelle à nos clients et partenaires ? Si oui, à qui les envoyer et comment ?
Si vous vous posez ces questions et ne parvenez pas – pour l’instant – à y trouver de réponse, pas de panique : vous êtes au bon endroit ! On vous explique pourquoi l’envoi des vœux est important, et comment procéder à leur envoi sans créer de tension au sein de votre entreprise.
1. Vœux professionnels : à quoi servent-ils ?
Vous pensez que l’envoi des vœux professionnels est superflu ? Dans une relation commerciale ou partenariale, les vœux revêtent au contraire une grande importance. À travers eux, vous saisissez une opportunité immanquable :
- de témoigner de votre considération à vos clients et à vos partenaires réguliers, en faisant un petit geste qui prouve que vous vous souciez d’eux et que vous entretenez une relation de proximité avec eux, afin de toujours mieux les fidéliser ;
- d’offrir la preuve à vos clients et partenaires fidèles que vous appréciez la nature de vos relations commerciales et leur régularité, et que le fait de les voir perdurer vous tient vraiment à cœur ;
- de réactiver des relations professionnelles avec lesquelles vous n’avez pas échangé par mail ou par téléphone depuis longtemps, en vous rappelant subtilement à leur bon souvenir ;
- de montrer à vos relations professionnelles que, peu importe votre secteur d’activité, vous savez faire preuve de créativité – à travers l’envoi d’une jolie carte de vœux comportant le mot qui va bien. Un point important pour votre image de marque, qu’il est important de continuer à améliorer chaque année ;
- ou encore de faire savoir à ces mêmes relations la nouvelle corde que vous venez d’ajouter – quand cela est le cas – à votre arc : les vœux sont une belle occasion d’annoncer la sortie d’un nouveau produit ou service qui vient compléter votre catalogue.
Vous le voyez, envoyer ses vœux quand on est une entreprise B2B peut avoir de nombreuses vertus. Mais pour cela, encore faut-il le faire dans les règles de l’art… Et surtout, sans que cela ne se transforme en gigantesque casse-tête !
2. L’envoi des vœux, source de tensions ? On vous explique
2.1 Pourquoi le tableau Excel n’est pas adapté
C’est contradictoire avec le but des vœux professionnels, et pourtant c’est une (triste) réalité : pour beaucoup d’entreprises, l’envoi des vœux est vécu comme un véritable moment de stress. D’autant plus pour les petites et moyennes entreprises (PME), qui ne disposent pas forcément de ressources illimitées pour traiter ce genre de sujets.
Généralement, c’est le moment où l’on tente de distinguer, dans le ou les fameux tableaux Excel qui recensent clients et partenaires, les contacts encore à jour de ceux qui ne le sont plus. C’est aussi le moment où les différentes équipes s’aperçoivent qu’elles ne travaillent plus sur les mêmes versions, qu’il y a 35 colonnes différentes dans le tableau dont certaines qui n’ont aucune raison d’être.
Il faut donc que les équipes jonglent entre le tableau Excel et l'annuaire de contacts de leur boîte mail pour vérifier les corresponsances...
Bref, c’est le moment où l’on se rend compte que c’est le bazar !
2.2 : Plus il y a d’équipes, plus c’est compliqué !
Un bazar d’autant plus compliqué à gérer que l’on ne sait pas toujours à qui confier cette tâche : le fait que plusieurs équipes – de direction, commerciales, ou encore marketing – soient amenées à contribuer à ce ou ces tableaux ne facilite évidemment pas le choix de la personne référente.
Vous l’aurez compris : si vous voyez passer un éclair d’inquiétude dans le regard de votre adjoint(e) lorsque vous lui parlez de l’envoi de la carte de vœux professionnelle, c’est qu’il y a une bonne raison.
3. Faciliter l’envoi des vœux grâce à la gestion de contacts
3.1 Réduire au minimum l’intervention humaine
Vous managez une ou plusieurs équipes depuis quelque temps déjà ?
Vous devez sûrement savoir que, plus la part de l’intervention humaine est grande dans l’exécution d’une tâche, plus il y a de chance que le résultat comporte des erreurs. Et cela s’observe dans tous les champs d’action possibles !
Par ailleurs, effectuer cette action manuelle est chronophage et on le sait tous : en entreprise, gagner du temps est précieux… D’autant plus que remplir un tableau Excel ou leur annuaire de contacts Outlook n’est ni le cœur de métier de vos collaborateurs, ni leur tâche préférée !
Par conséquent, vous ne serez pas étonné que l’on vous conseille d’investir dans la solution la plus automatisée possible pour mener à bien votre stratégie de gestion de contacts – à déployer, évidemment, tout au long de l’année et pas simplement au moment des vœux professionnels.
Le but de se doter d’un logiciel de gestion de contacts, c’est que cet outil vous permet de savoir très facilement à qui vous devez/souhaitez envoyer un petit mot de fin d’année, et à quelle adresse mail (encore active, faut-il le souligner) il vous faut l’envoyer.
3.2 : Investir dans un outil de gestion de contact
Si votre PME est équipée de boîtes mail Outlook, vous n’aurez, ainsi, plus besoin de rentrer vos contacts dans la base. L’outil les synchronisera de lui-même et vous ne perdez pas une seconde à effectuer vous-même une action potentiellement source d’erreur…
Vous pourrez ensuite, en un seul clic exporter tous vos contacts pour générer automatiquement vos publipostages, ou les synchroniser avec votre outil d'envoi d'emailling (Mailchimp, Send In Blue, Sarbacane etc.). Il ne vous reste plus qu'à optimiser le contenu de votre email pour vous assurer qu'il soit lu. À vous de jouer !
