L'art d'inviter à son évènement : Guide 2023

Introduction

Un événement bien organisé peut avoir un impact significatif sur la croissance des entreprises et favoriser des relations précieuses avec les clients, les partenaires et les fournisseurs. Cependant, un aspect crucial qui détermine souvent le succès d'un événement est l'art d'inviter les participants.

1 : Comprendre votre public

Avant d'envoyer des invitations, il est crucial de bien comprendre votre public cible.

Prenez le temps de rechercher leurs intérêts, leurs préférences et leurs motivations. Sont-ils principalement intéressés par les opportunités de réseautage, les informations sur l'industrie ou les présentations exclusives de produits ? Adaptez le message de votre événement et sa proposition de valeur pour répondre à leurs besoins et à leurs intérêts, de manière à rendre leur participation irrésistible.

2 : Choisir le bon média

Choisir le bon canal de communication est essentiel pour s'assurer que vos invitations atteignent efficacement les destinataires prévus. Tenez compte des préférences de votre public cible, qu'il s'agisse de répondre aux e-mails, de courrier direct, d'appels téléphoniques ou même d'invitations personnalisées. Utilisez une approche multi-canal pour maximiser la portée, tout en maintenant une cohérence sur tous les points de contact.

Il existe des moyens créatifs d’inviter des contacts à son évènement. Vous pouvez par exemple envoyer des invitations par voie postale en y intégrant des variables (prénom, entreprise, poste…) grâce à Manuscry.

Pourquoi ne pas joindre cette carte d’un ruban, d’un billet ou même de biscuit, comme le propose Shanty Buscuits.

4 : Créer une invitation convaincante

Un message clair et concis : Votre invitation doit être claire et concise, en capturant l'essence de votre événement de manière convaincante. Communiquez clairement le but et l'ordre du jour de l'événement. Utilisez un ton engageant qui résonne avec votre public et transmet une impression d'exclusivité.

Personnalisation : Personnalisez chaque invitation chaque fois que cela est possible. Adressez-vous aux destinataires par leur nom, reconnaissez leurs contributions ou interactions passées et mettez en avant la pertinence de l'événement par rapport à leurs besoins ou intérêts spécifiques. La personnalisation démontre que vous valorisez leur individualité et renforce l'attrait de l'invitation.

Appel à l'action puissant : Encouragez les destinataires à répondre rapidement en incluant un appel à l'action convaincant. Utilisez un langage axé sur l'action et donnez des instructions claires sur la manière de confirmer leur présence ou de s'inscrire à l'événement. Offrez plusieurs options de réponse (en ligne, par téléphone ou par e-mail) pour répondre aux différentes préférences.

5 : Le timing est essentiel

Envoyer les invitations au bon moment peut avoir un impact significatif sur les taux de réponse.

Cherchez à trouver un équilibre entre un préavis suffisant pour la planification et l'évitement d'un envoi trop anticipé, ce qui peut conduire à l'oubli. En général, l'envoi des invitations 4 à 6 semaines avant l'événement est idéal, mais ajustez en fonction de l'ampleur, de la complexité de l'événement et de la disponibilité des participants.

6 : Suivi et maintien de l'engagement

N'oubliez pas l'importance des suivis opportuns et réguliers.

Envoyez des rappels par e-mail, effectuez des appels téléphoniques personnalisés ou utilisez les réseaux sociaux pour rappeler aux invités l'événement à venir. Partagez des détails supplémentaires, mettez en avant les mises à jour ou les offres spéciales et renforcez la valeur qu'ils tireront de leur participation. Maintenez des lignes de communication ouvertes, répondez rapidement à toutes les questions ou préoccupations, et entretenez la relation au-delà de l'événement lui-même.

Conclusion

Inviter des clients, des partenaires et des fournisseurs à un événement nécessite une planification stratégique, un message réfléchi et une exécution efficace.

Soyez imaginatifs dans votre approche, et surtout gardez un suivi constant sur vos actions : qui à ouvert votre invitation ? qui y à répondu ? qui devez-vous relancer ?

Ne vous contentez pas d'envoyer des emails, mais réfléchissez à l'invitation dans son ensemble.

Et si vous organisez une soirée champagne/petit-four, pensez à vous inviter !

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