VINCENT LAVERGNE ARCHITECTURE URBANISME 

Comment anaba aide l’agence Vincent Lavergne à se structurer pour gérer sa croissance.

« Avec anaba, nous disposons d’une seule source de vérité, accessible par tous et à tout moment. »

Adèle Catherine, Directrice de Projets chez Vincent Lavergne 

lavergne-onf-grayscale-768×431

Agence Vincent Lavergne 

  • Secteur : Architecture et urbanisme 
  • Nombre d’utilisateurs : 15 personnes  
  • Nombre de contacts dans anaba : plusieurs milliers
  • Types de contacts : clients, prestataires, fournisseurs, institutionnels 

Résultat de l'utilisation d'anaba :

Tous les contacts de l’agence accessibles en moins de 15 secondes.

Vincent Lavergne est une agence d'architecture qui s’intéresse aux sujets de fabrication de la ville et des milieux urbains. L’équipe travaille sur des projets de grande ampleur à forte mixité programmatique.

Co-fondée en 2008, l’agence existe en nom propre depuis 2017.
Dès lors, elle connaît un développement très rapide, notamment grâce à des projets emblématiques qui lui ont octroyés une forte visibilité sur Paris et sa région.

Pour accompagner cette forte croissance, l’agence a dû tripler son effectif, passant d’une équipe de 5 à 15 personnes.

_
Améliorer la collaboration grâce à anaba

Une telle croissance engendre de nouveaux enjeux de collaboration au sein de l’équipe.  

Adèle Catherine est directrice de projets et chargée de communication chez Vincent Lavergne. Elle accompagne l’agence dans son développement, notamment via la mise en place d’outils et de processus visant à supporter cette forte croissance.

« Avant même de parler d’efficacité, notre priorité est de mieux travailler ensemble, en s’appuyant notamment sur des processus clairs et partagés pour un fonctionnement moins artisanal », précise-t-elle. 

La gestion des contacts professionnels fait clairement partie des priorités.
Entre les cartes de visites, les signatures email, les fichiers Word et Excel, l’agence accumule des milliers de contacts éparpillés un peu partout.

La nécessité de les centraliser s’affirme lorsque l’agence décide d’envoyer un emailing ciblé à ses principaux partenaires, ses clients stratégiques et quelques élus.
« La tâche s’est révélée impossible, tout simplement car on ne savait pas où se trouvaient ces contacts », explique Adèle. 

Le développement rapide de l’agence pose également la question de la transmission : comment ne pas perdre le savoir emmagasiné et les contacts professionnels noués par un chef de projet lors de son départ de la société ?

« Avec anaba, il est à la fois question de collaboration, de retour d’expérience et de partage de l’information »résume Adèle. 

 

vincent-lavergne-bureaux short-pixel

© Julien Hourcade

vincent-lavergne-equipe

© Julien Hourcade

_
À la recherche de simplicité et d’utilité

« Beaucoup d’outils de gestion et de collaboration modernes nous paraissaient trop compliqués par rapport à l’usage que nous pouvions en faire. Ils semblaient davantage adaptés à de grosses entreprises, se souvient Adèle.
Ce qui nous a séduit dans anaba, c’est le côté simple et utile de l’outil qui couvre juste nos besoins, pas plus, pas moins. » 

Lors de la présentation en agence, tout le monde s’accorde à dire qu’anaba répond aux attentes des collaborateurs. Le design épuré remporte l’adhésion de l’équipe. Le tarif - à moins de 90 euros par mois pour l’ensemble de l’équipe - est adapté au budget de l’agence.

_
Identifier simplement les intervenants impliqués dans les projets de l’agence

« anaba nous permet de remettre de l’ordre dans nos projets. Nous disposons désormais d'une base de données des intervenants, classés par projet et par corps d’état, que nous pouvons facilement mettre à jour. », explique Adèle. L'optimisation de la gestion de projets est effectivement un autre enjeu important pour l’agence.

En effet, sans une nomenclature claire ni une centralisation à un seul et même endroit des informations relatives aux projets, les équipes souffrent d’un réel manque d’autonomie et doivent constamment déranger dirigeants et chefs d’équipes pour accéder à l’information.

La mise en place de l’outil est donc l’occasion de structurer une nomenclature autour des projets.

Celle-ci permet d’organiser et d’identifier l’ensemble des intervenants sur chaque projet, selon différents paramètres :

  • leur rôle / statut (client, partenaire, prestataire, fournisseur, élu, etc.),
  • leur implication ainsi que la phase sur laquelle ils sont intervenus (entreprise titulaire ou en sous-traitance, intervention en phase de conception, en phase chantier, etc.).
Photo agence VLAU

© Julien Hourcade

« La force d’anaba est la possibilité d’associer aux contacts des données qualitatives grâce à un mémo. C’est très utile pour faire les bons choix et identifier les intervenants les plus qualifiés suivant les projets. »

Adèle Catherine, Directrice de Projets chez Vincent Lavergne 

vincent-lavergne-paris-short-pixel

© Julien Hourcade

_
Une base de données de plusieurs milliers de contacts complète, à jour et centralisée avec anaba

Une fois les différentes sources de contacts regroupées (fichiers Word, fichiers Excel, cartes de visites et exports de boîtes emails), l’équipe anaba prend le relai pour l’import des données.

« Devant une telle masse de contacts à compiler et organiser, on peut vite se sentir perdus. Nous nous sommes sentis compris par l’équipe anaba, qui a cerné nos enjeux et a su être force de proposition pour nous aider à nous organiser. »

 

L’installation de l’outil est rapide. Une fois les contacts importés, Adèle invite sur la plateforme ses collègues à l’agence Vincent Lavergne. 

« La simplicité de prise en main facilite l’utilisation, mais n’exempte pas d’une bonne communication interne, rappelle t-elle. Pour inciter l’équipe à utiliser l’outil, nous avons fait passer un message simple par différents biais (email, réunion, communication orale) : tout ce qui touche aux contacts et aux projets passe désormais par anaba. »

_
Support, recherche, appli mobile et emails groupés

Après quelques mois d'utilisation, Adèle revient sur les fonctionnalités les plus utilisées à l’agence :

  • La messagerie instantanée, qui permet d'échanger directement avec les équipes anaba. « Le tchat est régulièrement utilisé par l’équipe. Cela rassure d’être guidé(e) dans l’utilisation de l’outil et d’avoir une équipe support toujours présente. »
  • La barre de recherche, « puissante et très flexible. Elle nous permet d’accéder en moins de 15 secondes à n’importe quel contact. » Celle-ci permet en effet d’effectuer une recherche par mot clé : nom, prénom, entreprise, catégorie, spécialité, etc.
  • L’application mobile anaba, qui offre un accès direct aux contacts sur smartphone. « C'est un must : nous sommes souvent en déplacement et devons pouvoir contacter un intervenant à tout moment. » 
  • La fonctionnalité d’envoi d’emails groupés par typologie de contact. « Je peux désormais envoyer en un clic un email à tous les prestataires impliqués dans un projet, ou lancer une communication ciblée à tous les élus municipaux. » 


Envoyer un email groupé

Contacter l'équipe anaba pour découvrir comment optimiser votre base de contacts

Contacter l'équipe anaba pour découvrir comment optimiser votre base de contacts

Contacter l'équipe anaba pour découvrir comment optimiser votre base de contacts

Contacter l'équipe anaba pour découvrir comment optimiser votre base de contacts

Pensé / développé en France avec ♥️. Copyright © 2019 anaba ☛ bonjour@anaba.fr

Pensé / développé à Paris, France avec ♥️. Copyright © 2019 anaba ☛ bonjour@anaba.fr