S'assurer de choisir les meilleurs prestataires pour des événements réussis 

« Notre priorité est de piloter les projets par la qualité. Grâce à anaba, nous capitalisons sur les retours d’expérience de l'équipe pour ne travailler qu’avec les meilleurs prestataires. »

Sarah Hoppe, Directrice de Projets chez Dcontract

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Agence Dcontract

  • Secteur : événementiel et influence
  • Nombre d’utilisateurs : 25 personnes  
  • Nombre de contacts dans anaba : Entre 750 et 1000
  • Types de contacts : prestataires, fournisseurs, freelances, etc.

Résultat de l'utilisation d'anaba :

Tous les prestataires associés aux projets de l'agence et leurs informations accessibles en moins de 10 secondes.

L’agence Dcontract est spécialisée dans la création de concepts uniques pour les marques. Son expertise s’étend de l’événementiel à la communication d’influence. Lancée en 2008 par Rod Reynolds et Renaud Roche, puis rejoint par Victor Cœur, l’agence attire l’intérêt des médias en créant la première course en escarpins pour la marque de vente de chaussures en ligne Sarenza. 

Dcontract s’agrandit au fil des années grâce à la confiance accordée par de plus en plus de marques ressentant le besoin de communiquer de manière différenciée.

Sarah Hoppe, Directrice de Projets, est témoin de la transformation de l’agence : « Nous nous sommes beaucoup structurés ces 5 dernières années. Lors de ma prise de poste, nous étions 7. Nous sommes désormais 25 personnes organisées en Business Units. »

Ce fort développement implique de nouvelles manières de fonctionner, en particulier avec les prestataires. « Chez Dcontract, notre priorité est de piloter les projets par la qualité. Nous y parvenons en ne travaillant qu’avec les meilleurs prestataires », témoigne Sarah. 

Avec l’arrivée de nouveaux collaborateurs et l’augmentation du nombre de projets, la nécessité d’instaurer de nouveaux processus pour la gestion des prestataires impliqués dans les activités de l’agence se fait donc ressentir.

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Structurer la base de données des prestataires et piloter les projets grâce aux retours d’expérience

La recherche d’une solution pour répondre à ce double besoin est pilotée par le Directeur de production, véritable chef d’orchestre des prestataires, dont le rôle est d’assurer la qualité et la rentabilité des projets événementiels. 

Après des recherches approfondies, la solution anaba est choisie pour sa capacité à répondre simplement aux différents besoins de l’agence : 

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Hendrick’s World cucumber day

1 - Assurer la qualité des projets grâce aux retours d’expérience

Sarah décrit ce besoin de raconter les expériences vécues avec les prestataires sur chaque événement : « Lorsqu’on pilote des projets ambitieux, on ne peut pas se permettre de partir avec un nouveau prestataire sans être complètement certain·e du rendu de l’événement. Il est essentiel de capitaliser sur les retours d’expérience de chaque membre de l’équipe pour ne travailler qu’avec les meilleurs. » 

Pour cela, l’équipe utilise le mémo attaché à chaque fiche prestataire dans la solution pour notifier et garder trace de la qualité du travail délivré. 

anaba sert ainsi de mémoire d’entreprise. « Jusqu’à présent, les dirigeants et membres fondateurs de l’équipe stockaient dans leurs têtes l’historique des relations avec les prestataires, » explique Sarah. 

anaba leur permet d’entreposer leurs connaissances et de les partager avec l’ensemble de l’équipe, en indiquant par exemple pour quel type d’événement sont particulièrement recommandés les prestataires historiques.

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Zoom sur le mémo dans la plateforme anaba

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Kenzo World PR lauching event

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Paul Pogba x adidas Collection capsule III

2 - Une meilleure collaboration interne autour des prestataires 

Initialement, les chefs de projets transitent de bureau en bureau en quête de conseils sur les prestataires à privilégier. « Combien de fois ai-je entendu et prononcé la phrase "tu n’aurais pas un prestataire à me recommander pour tel projet à venir ? » se souvient Sarah. 

Mais le développement de l’agence rime avec dispersion des effectifs. « Nous avons des locaux très dispersés et des équipes qui bougent ; une partie est notamment en télétravail. Nous avions vraiment besoin de la plateforme anaba pour se passer le mot entre nous autour des prestataires », explique Sarah. 

Fort de cette connaissance entreposée dans la plateforme autour des prestataires, anaba remplace rapidement les anciens modes de communication.

« Mon voisin d’équipe a besoin d’un échafaudage pour son événement ? Il peut trouver en un clic le prestataire le plus adapté à son besoin puisque tout est entreposé dans anaba. »

Sarah Hoppe, Directrice de Projets chez Dcontract

3 - Une intégration des collaborateurs plus efficace 

Sarah se souvient de sa première expérience professionnelle chez un acteur majeur de l’événementiel. « A mon arrivée, on m’a partagé une bible imprimée listant des centaines de prestataires pour que je puisse m’imprégner des intervenants de l’agence. C’était long, fastidieux et improductif » , réagit-elle. 

« Avec anaba, nos nouvelles recrues ont en permanence accès simplement et rapidement à l’ensemble de nos prestataires, organisés par catégories et par projets », explique Sarah. 

Au même titre qu’elle présente les membres de l’agence, Sarah intègre désormais la présentation d'anaba dans ses processus d’onboarding.

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« Une solution clé en main et un service ultra réactif »

Au delà de répondre aux besoins de l’agence, c’est l’accompagnement proposé par anaba qui fait la différence. Sarah l'explique : « Nous avons eu le sentiment qu’on nous remettait une solution à la fois clé en main et pensée sur mesure, pour autant d’une extrême simplicité. Les équipes anaba sont très réactives et font évoluer la plateforme en permanence pour coller à nos besoins. C’est tout ce que l’on peut attendre d’un service. »

 

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84 Paris Karting Party

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Underground FC 2017 Final

Se laisser guider

Sarah se souvient de ses premiers pas avec anaba : « Nous sommes tous très occupés et je n’étais pas emballée à l’idée de bloquer 1h dans mon agenda pour la prise en main d’une nouvelle solution. »

Mais cette réunion, en présence de l’équipe anaba, se révèle très productive. « Nous avons tout de suite été marqués par la grande simplicité d’utilisation de la plateforme et nous nous sommes laissés guider. On doit aller vite dans notre métier, et avec anaba on prend très vite ses réflexes dans la plateforme qui est très visuelle. »

« Nous nous sommes sentis vraiment à l’écoute par l’équipe anaba, qui a pris en compte tous nos retours dans la solution afin qu’elle soit réellement adaptée à nos spécificités. Une telle disponibilité et réactivité de l’équipe a été précieuse et très appréciée. »

« Les informations de contacts de nos prestataires font la richesse de Dcontract. Sans eux, nous ne sommes rien. Savoir que ces derniers sont bien organisés, choyés et sécurisés dans la plateforme anaba est très important pour notre agence. »

Sarah Hoppe, Directrice de Projets chez Dcontract

Un accompagnement personnalisé pour un temps d’implication minimal des équipes 

Le Directeur de production de Dcontract et l’équipe anaba initient ensemble une première phase de regroupement des données relatives aux prestataires de l’agence : cartes de visite, signature emails, fiches contacts dans les téléphones pros, fichiers Word et Excel, etc.  

« L’équipe anaba nous a largement facilité la tâche. Nous leur avons envoyé nos sources de donnés, ils ont pris en charge le traitement des fichiers, » explique Sarah. « Ce n’est qu’une fois la plateforme renseignée que nous avons été sollicités pour y rentrer nos propres contacts au fil de l’eau. »

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Paul Pogba x adidas Collection capsule III

 

anaba accompagne également Dcontract dans l’organisation et la structuration de sa base de contacts. 

« Nous disposons d’un premier niveau de catégorisation par corps de métiers, mais nous avons tellement de spécificités que l’équipe anaba nous a rapidement conseillé d’enrichir la classification des contacts grâce au système de tags. » 

Chaque prestataire catégorisé dans la section « location de matériel » se voit ainsi appliquer un ou plusieurs filtres très précis selon ses spécificités : location de plantes, de stations de maquillage ou d'échafaudages par exemple.  

« La puissance de la barre de recherche combinée au système de tags nous offrent un gain de temps précieux. Il nous arrive souvent d’avoir à trouver le bon prestataire dans l’urgence sur un besoin très précis, c’est désormais possible instantanément. »

 

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Hendrick’s World cucumber day

Les prestataires sont également classés par projets. « C’est déterminant, rappelle Sarah. Ce que l’on retient avant tout lorsqu’on pense à un prestataire, c’est sur quel projet il a été impliqué. Cela nous permet de disposer d’un niveau de filtre supplémentaire pour échanger des bonnes pratiques et trouver le bon prestataire. » 

Autre possibilité offerte par la solution : l’envoi d’emails groupés, particulièrement utile pour les gros projets. « Je peux ainsi écrire à tous mes prestataires techniques sur un projet donné sans avoir à taper manuellement leur adresse email une par une. » 

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Happy 10 Sarenza!

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The Hoxton Paris Opening week

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Rick Owens Party SUBHUMAN INHUMAN SUPERHUMAN

 

L’accompagnement d’anaba ne se limite pas à la phase de mise en place. « Les équipes sont impliquées et réactives de bout en bout., précise Sarah. Elles n’ont pas hésité à faire des déplacements dans nos locaux pour assurer une prise en main des membres de l’équipe absents à la première réunion. » 

Les équipes anaba font également évoluer la solution de manière permanente pour leurs utilisateurs, et sont présentes via le support en ligne intégré à la solution. « Une personne de mon équipe a remonté un problème via le tchat, en 5 minutes celui-ci était réglé. Il y a de vraies personnes derrière la plateforme et une proximité très rassurante. » 

L’agence s’applique actuellement à déployer l’application mobile d’anaba, pour accompagner les membres de l’équipe dans leurs déplacements quotidiens : « cela va nous permettre de disposer de toutes les informations relatives à nos prestataires dans notre téléphone. » 

« Tout le monde est impliqué dans l’utilisation et l’évolution de notre plateforme, précise Sarah. On se sent très proche de l’équipe pour leur remonter des infos. » 

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Marc Jacobs velvet primer e-campaign

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Le déclic de la Fashion Week

Sarah revient sur l’intégration d’anaba dans les process de l’agence. « L’utilisation d’anaba est devenue un réflexe. C’est un gain de temps et d’efficacité grâce à une interaction avec et autour de nos prestataires qui est beaucoup plus fluide. »

« Pour moi, le déclic a été lors de la dernière Fashion Week, réagit-elle. L'assistant d'un designer m’appelle en urgence à 7h du matin pour m’informer qu’il a oublié de passer une commande de make-up stations requises pour le midi même. Grâce à anaba, j’ai pu en un clic trouver le prestataire de location de matériel le plus adapté et passer la commande instantanément. »

Vous aussi il vous arrive souvent de devoir choisir un prestataire dans l’urgence ?

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Pensé / développé en France avec ♥️. Copyright © 2019 anaba ☛ bonjour@anaba.fr

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