D’une gestion papier des contacts à un annuaire en ligne organisé

« Interlocuteur, email, numéro de téléphone... avec anaba, toutes les informations sont désormais à portée de main. »

Martial Leblanc, Directeur d'agences APEF

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Martial Leblanc est Directeur de deux agences du réseau APEF à Boulogne et à Issy-les-Moulineaux.

Leur coeur de métier est le service à la personne, du particulier (aide ménagère, garde d’enfant, etc.) à l’aide aux personnes dépendantes.

Ses deux agences font parties d’un réseau franchisé de 80 agences en France.

Agences APEF

  • Secteur : Service à la personne
  • Nombre d’utilisateurs : 6 personnes  
  • Nombre de contacts dans anaba : plusieurs centaines
  • Types de contacts : fournisseurs, prestataires, partenaires, services d’Etat, etc.

Résultat de l'utilisation d'anaba :

Tous les contacts mis à jour, classés et partagés en agence au sein d’un répertoire collaboratif.

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Gérer les interlocuteurs impliqués dans la vie des agences

Les agences disposent déjà d’un logiciel spécialisé prenant en charge la gestion des intervenants (salariés de l’APEF) et les plannings. En revanche, la gestion des activités courantes et administratives des agences ne sont pas intégrées à ce système et s'effectuent de manière artisanale. 

« Je fais partie de la génération post-it » explique Martial Leblanc. « Je marque pas mal de chose sur bouts de papiers, tableau blanc, agenda, téléphone… j’y note notamment les numéros des organismes et personnes avec qui je travaille. »

Idem pour ses collaborateurs et collaboratrices, en particulier les responsables d’agences qui fonctionnent avec des classeurs et des répertoires papiers. 

Le besoin se fait ressentir de mettre à jour de la base de données des agences, et de dématérialiser la gestion des fournisseurs et partenaires pour plus de facilité.

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Un répertoire collaboratif

La solution anaba est ainsi mise en place afin de gérer l’ensemble des contacts et informations de toutes les personnes associées à la vie de l’agence.

« Grâce à la centralisation des informations, fini les numéros de téléphone éparpillés à droite et à gauche sur des bouts de papier » commente Martial Leblanc. 

Organismes de formation, services juridiques et comptables, administrations, assurance, franchiseur, mutuelle… des centaines de contacts existants sont pris en charge par anaba et renseignées sur cet annuaire collaboratif et sécurisé.

Anaba devient ainsi le complément idéal du logiciel dédié à la gestion de l'activité des salariés. Les contacts y sont partagés de manière collaborative avec les responsables administratives en agence, qui disposent d’un accès à la solution directement via une interface web. 

« N’importe quelle information ou coordonnée est désormais à leur portée de main. Si besoin de contacter le Conseil Départemental par exemple, la barre de recherche permet en un clic d’accéder à toute information associée : un interlocuteur dans un service particulier, un email, un numéro de téléphone, etc. »

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L’occasion de remettre à plat sa base de données 

La mise en place d’anaba est l’occasion de mettre à jour la base de données des agences, notamment des informations relatives aux fournisseurs.  

« Pour les personnes qui ne sont pas nécessairement très ordonnées au quotidien, anaba permet vraiment une remise à plat », explique Martial Leblanc. 

L’enregistrement des contacts dans la solution permet en effet de détecter les informations obsolètes et à mettre à jour (coordonnées, changements de poste, etc.), pour repartir sur une base de donnée saine. 

Autre avantage de la solution : la catégorisation, qui permet d’organiser les contacts par corps de métier et spécialités. 

« Il s’agit d’une étape déterminante, précise Martial, qu’anaba facilite grandement. La solution est ludique et flexible : j’ai pu facilement la façonner comme je le souhaitais, selon les besoins de nos agences. De plus, l’équipe anaba est constamment disponible en cas de besoin. » 

Martial travaille de pair avec ses collaboratrices pour s’assurer que la nouvelle organisation de la base de contacts correspond à leur mode de fonctionnement.

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« La force de la solution est sa capacité de personnalisation, poussée et pourtant très simple à prendre en main. »

« La force de la solution est sa capacité de personnalisation, poussée et pourtant très simple à prendre en main. »

« La force de la solution est sa capacité de personnalisation, poussée et pourtant très simple à prendre en main. »

Marial Leblanc, Directeur d'agences APEF

Marial Leblanc, Directeur d'agences APEF

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D’une gestion papier des contacts à un annuaire en ligne organisé

L’organisation rigoureuse des contacts permet de gagner un temps précieux dans la recherche des coordonnées, mais aussi dans leur traitement quotidien : plus besoin de se poser la question « où entreposer et comment classer ce contact ou cette information ? » 

Les agences peuvent ainsi se consacrer davantage à leur coeur de métier - le service à la personne - en gagnant du temps sur gestion des activités administratives. 

« Tous nos contacts sont désormais « bien rangés », confirme Martial. Mes collaboratrices ont rapidement pris le pli, et chaque nouveau contact ou modification est désormais effectué directement dans la plateforme anaba. » 

Son conseil : s’approprier la solution. « Les possibilités offertes par anaba sont riches - tant d’un point de vue de l’outil que du service proposé par les équipes. C’est en personnalisant la solution selon les besoins spécifiques des agences que j’ai pu créer un répertoire de contact à notre image, très utile et facile à utiliser. »

Contacter l'équipe anaba pour découvrir comment optimiser votre base de contacts

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Pensé / développé en France avec ♥️. Copyright © 2019 anaba ☛ bonjour@anaba.fr

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